3 idee per gestire le Email in modo Zen

Oggi uso esclusivamente Gmail per gestire la posta elettronica, e questo è uno dei miei 2 impegni principali giornalieri. Ricevo ogni ora un bel po’ di email, e sono piuttosto veloce a rispondere. Tuttavia faccio sempre in modo di lasciare la mia casella di posta in arrivo vuota.

Mi dà una sensazione “Zen” avere la casella di posta pulita, una sensazione di pace, tranquillità e soddisfazione tali che lo consiglio vivamente a tutti! 🙂

Ma non è stato sempre così…

Un tempo avevo tonnellate di email nella mia casella di posta in arrivo!

Stavano tutte là, in fila, a volte ancora da leggere, a volte aspettando una mia azione, altre volte in attesa di essere archiviate, o ancora semplicemente lì, mentre io procrastinavo non sapendo bene cosa farne.

Avevo anche differenti cartelline per archiviare tutte queste mie email, così – pensavo – da poterle trovare subito, quando ne avessi avuto bisogno. Però dato che serve un po’ di tempo per archiviare le email correttamente in tante cartelline diverse, la realtà era che a volte preferivo rimandare questo compito. E intanto le email si accumulavano.

Conosco molte persone che fanno così. 😯

Un giorno, leggendo Getting Things Done di David Allen, ho cambiato questa mia abitudine (così come molte altre!) ed è ormai quasi un anno che riesco ad avere una casella di posta pulita.

Come si può gestire la posta elettronica in modo Zen?

Niente di più facile!

Qui di seguito trovi 3 semplici passi per raggiungere questo obiettivo.

1) quando controllare le email

Non controllare la posta elettronica come prima cosa al mattino, o lo farai costantemente per tutta la giornata. Questo è un suggerimento offerto da molti blog, quindi nulla di nuovo fin qui. Controllare subito le email ti fa perdere un bel po’ di tempo perché ti costringe a rispondere e ad evadere parte della tua corrispondenza…

Invece, appena ti metti al lavoro, fai subito il tuo primo MIT [NDR: Most Important Thing, la tua cosa più importante per quel giorno, vedi Zen To Done Organizzati la Vita!] o in alternativa la cosa che stai procrastinando da più tempo.

Poi – come premio per sedare la tua mente inquieta – potrai controllare la posta elettronica. Meglio ancora se prima riesci a fare 2 o 3 cose.

Inoltre, se passi tutto il giorno a controllare la posta elettronica, o peggio, se hai un suono che ti avvisa non appena arriva una nuova mail, verrai in continuazione distratto, incapace di concentrarti sui tuoi MIT.

Io controllo la posta elettronica solo 1 volta ogni ora, ma ci lavoro, tu potresti avere esigenze differenti.

2) come trattare le email

Quando controlli le nuove email, disponi di ciascuna email, una alla volta e subito. Prendi una immediata decisione su ciò che deve essere fatto riguardo a ogni email.

– E’ solo pubblicità spazzatura o qualche mail inoltrata tipo catena di Sant’Antonio? Se è così, buttala immediatamente nel cestino (e/o segnalala come spam)

– E’ una lunga email di informazioni che hai solo bisogno di leggere quando ti servirà? Archiviala in una cartellina (e evidenziala con l’etichetta “da leggere”) o stampala per leggerla quando sei in giro (mentre attendi l’autobus, ad esempio).

– Se l’email richiede un’azione, annotala sulla tua “To-do-list“, la lista di cose da fare [Vd. sempre Zen To Done] in modo da ricordartene in seguito. Annotati anche di controllare la mail per approfondimenti, se necessario. Poi archivia l’email. Potrai sempre ricercarla in un secondo momento quando ti servirà.

– Se puoi rispondere alla email in 1 minuto o 2, fallo immediatamente. Non rimandare. Se aspetti, ti ritroverai con una mole arretrata di email a cui rispondere e non ne verrai mai a capo. Io rispondo subito, brevemente, e invio subito. In questo modo vengo anche considerato come una persona sollecita e che sta sempre sul pezzo.

– Se hai bisogno di rispondere a una email più tardi, o sei in attesa di una risposta, annotalo sulla tua lista “Waiting-for-list“, lista di cose in attesa. Non basta lasciarla nella posta in arrivo come promemoria.

3) come archiviare le email

Io ho 1 sola cartella: “Archivio“.

Quando rispondo a una email, o ho appena finito di leggerla se non necessita di alcuna risposta, o ho appena finito di annotarla sulla mia lista di cose da fare, la sposto subito nella cartella “Archivio”. Semplice! 😀

Potresti aggiungere una cartella “Da leggere“, se lo desideri.

Come ti ho detto, di solito stampo i messaggi più lunghi e me li leggo più tardi con comodo nei tempi morti, magari durante il pranzo o mentre sono in attesa di qualcosa. Altre persone hanno una cartella “Da fare” o “In Attesa“, ma trovo che siano solo caselle di posta aggiuntive da controllare costantemente. Non mi piace per niente controllare cartelle di posta aggiuntive! 🙁

Ho le mie 2 liste di cose da fare e di cose in attesa, e per me funziona bene così.

Quindi è molto più semplice mettere tutto nella cartellina “Archivio”, e se ho bisogno di trovare qualche email in un secondo momento, la ricerca di Gmail è così buona che diventa facile! Non ho mai avuto alcun problema con questo sistema.

Gestire le email in modo Zen è davvero così semplice!

Controllare la posta elettronica a intervalli regolari, intervenire su ogni e-mail subito (o prenderne nota su un elenco di cose da fare più tardi) e… archiviare.

Ahhh, che liberazione!

La cartella della posta in arrivo è finalmente vuota!

🙂

(fonte: liberamente tradotto da zenhabits.net/email-zen-clear-out-your-inbox)

[NDR: Gmail è decisamente un sistema di gestione della posta tanto “buono e caro”, ma ha recentemente introdotto una famigerata cartella “Promozioni” in cui solitamente sposta arbitrariamente tutto quello che considera pubblicità. 😕 Se usi Gmail, prendi l’abitudine di controllare spesso la tua cartella “Promozioni” (oltre a quella antispam), altrimenti davvero rischi che la tua casella di posta in arrivo sia “troppo vuota” e magari non trovi degli Ebook che avevi richiesto o della mail che aspettavi! 😉 Occhio, controlla perché abbiamo notato che talvolta anche alcune email di I FEEL GOOD – magari dove ti regaliamo un omaggio o ti avvisiamo di un nuovo corso – finiscono lì.]